エクセルで楽々進捗管理する方法

翻訳会社から案件の打診が来たとき、必ずワード数と納期の連絡が来ますよね。そのときに、あなたはどう対応していますか?
その案件の内容にもよるのですが、まずは、その日程で対応可能かどうかを考えるかと思います。

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エクセルで手軽に見積もり

その時には、頭の中でさささっと計算するだけでなく、エクセルを使って記録を残す(可視化)しておくと、自分の中に「記憶」しておく必要がないので、楽です。

つまり、エクセルを立ち上げて、まず日付を入力。
最初の1枠目に入れておいて、その後は、ドラッグで納期までの日にちを入れます。
↓の画像のように、枠の隅にカーソルを合わせて「+」を表示し、

下にドラッグすると

納期までの日付を表示できます。
先にチェックの予定と納期を入力しておきます(チェックに要する日数は、案件のword数によって異なります)。

まずは適当でいいので、合計処理量の日割り計算した数値を入力して、下にドラッグします。

その後、処理文字数をすべて選択して、オートSUMの合計をクリックし、


合計処理文字数を表示しておきます。

その後、エクセル内の数値を微調整して、最終ワード数を処理する予定を立てます。

翻訳作業の取りかかってすぐは、なかなか進まないこともあり、少なめの数値に設定しておきます。

最初の日に1000ワードが難しければ、500ワードにして、その差分を後ろに均等に配分すれば、1日2500→2600の日が5日増えるだけです。これを次の日に500w分回す必要はないので、負担も少なくなります。

この最終的な微調整は案件を進めながらするのですが、この時点で対応可能であるか否かはすぐに返事できると思います(もちろん、原稿を確認する必要があります。内容が一見してまったく意味が掴めない場合は、このワード数で処理するのは無理があると判断する必要もあるので)。

そして、返信をした後に、私の場合1日を4分割して、
1行目に「朝」「am」「pm」「夜」と入力します。
amは午前中、pmは午後。朝は、子供達が起床するまでの時間、夜は夜です(笑)。

その後ろに「処理数」と「残り」の欄を挿入して、その日に処理できたワード数と残りのワード数を記入するようにします。

後は、これを毎日作業を進めながら記入して、自分の進捗状況を把握していくのですが、たまに記入を忘れると、「翻訳時の恐怖との闘い」に書いたように、数日後に気づいて真っ青になることがあります。なぜ数日後に気づくかというと、この残りの処理量を計算していないからなんですね。

こういう横着をすると、後で自分を苦しませることになるので(青色吐息)、1日の記録はできるだけ付けて、精神的に自分が追い込まれることがないようにしましょう。

進捗管理、意外に簡単ですよ。

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